前回は、今回認定の対象となった取組みが以下の二つあります・・といったご紹介と、取組みの（その１）について詳しくお知らせをさせていただきました。
認定の対象となる取組みは二つです
（その１）仕事のやりがいを保ちながら、妊娠期の女性従業員の安全な業務への移行を実現
（その２）社内クラウドやチャットの導入により社内の情報を一元化し、休みやすい環境を構築
（その２）の認定ポイントについて
取組みの文面にはスタッフが「休みやすい環境を構築する」とありますが、私たちは休みやすい環境にするには、休みを取りたいスタッフが「気兼ねなくスケジュール変更を申告できる環境」が必要であると考えました。
しかし、そこにはご利用者様の要求で頻繁にスケジュールの変更が発生するいった訪問現場の現実があり、スタッフの行動をリアルタイムで監視し、変更の発生時にはパネルゲームのようにスタッフのスケジュールを組替え、即座に反映する管理側のしくみと、反映されたスケジュールを確認できる訪問スタッフ側のしくみが必要です。
実は私たちのスケジュールは、誰もが利用している一般的な表計算ソフトを使って管理者が作成し、完成されたスケジュールを確認する側の訪問スタッフはPDF化されたスケジュールを見るという単純なスタイルです。
個人差はありますが、看護師やセラピストは実務上ITと離れたお仕事をされています。新しいことを取り込み過ぎることは実務への影響を懸念する必要がありました。あくまでも最新情報を確認するためなので、使い慣れたソフトを利用していただこうという配慮からシンプルなしくみとしたのです。必要最小限の条件にすることで、利用アプリに関しては格段の安さでの実務導入を可能にすることができました。
このしくみがあることで、ご利用者様のためのスケジュール変更だけでなく、スタッフのお子様が急な発熱となった場合にも流用が可能となりました。例えば、保育園からの非常事態コール時には、以下、解決に15分くらいの調整となります。
- 非常事態スタッフは管理者に相談し、調整結果を待つ
- 管理者はリアルタイムのスケジュールを確認し、対象スタッフの選別に入る（2分位）
- 管理者は検討対象となるスタッフ（複数）に同時にSNSで調整連絡を取る（3分位）
- 検討対象スタッフは各自SNSで自身の状況を管理者に伝え調整する（5分位）
- 管理者の最終決断（4分位）
- 調整結果を非常事態スタッフを含め関係者全員に通達する（1分）
検討対象スタッフは、関係しているスタッフや対応状況が見えるから、管理者が何をしたいのか予測が立ち、快く（自然に）協力体制を取ってくれます。非常事態のスタッフはスケジュール調整に手慣れた管理者の裁量に任せる方向になり「気兼ね（ストレス）」も自然に無くなっていきました。
次回もこのしくみを導入したことによる効果をお伝えします。
